VEEL GESTELDE VRAGEN Op de Pedalen / Op de Voeten 2022

Wij geven uiteraard graag antwoord op al je vragen, maar check eerst even de meest gestelde vragen hieronder, misschien staat je antwoord er al tussen.

VOORAFGAAND AAN HET EVENEMENT

Wat doen de vrijwilligers van de werkgroep?

Stichting Make a Memory ontlasten bij de organisatie van het evenement. Vooraf: de administratie voeren, communicatie naar (potentiële) deelnemers, social media bijhouden, organiseren van het evenement zelf (van vertrek tot terugkeer uit Frankrijk.)

Waar wordt het opgehaalde sponsorbedrag voor gebruikt?

Jaarlijks worden er ongeveer 900 kinderen gefotografeerd, en dit aantal groeit nog steeds. Het geld wordt gebruikt voor het maken van de fotoreportages, het drukken van de fotoboekjes voor ouders, het instandhouden van een 24 uurs telefoondienst, het onderhouden van het digitale archief (al meer dan 10 jaar), het onderhouden van relaties met ziekenhuizen etc. Ook het vergroten van de naamsbekendheid is een belangrijk onderdeel (denk dan bijvoorbeeld aan drukwerk en overig promotiemateriaal van Make a Memory).

Wat zit er allemaal bij het inschrijfgeld?

• Heen- en terugreis per bus
• Fietsvervoer (fietsaanhanger bus)
• Overnachtingen in een hotel op basis van volpension
• Vervoer ter plaatse
• Op de Pedalen/ Op de Voeten deelnemers t-shirt
• Dekking van de organisatiekosten (denk aan bankkosten, consumpties vertrek evenement e.d.)

Kan ik me aanmelden als vrijwilliger?

Dat kan, stuur een e-mail naar onderstaand mailadres. Geef aan waarom je graag mee wil gaan als vrijwilliger en welke competenties je bezit. Eind juni gaan we op basis van het aantal deelnemers en competenties de vrijwilligers indelen.

Kost het geld om als vrijwilliger mee te gaan?

We vragen je een vrijwillige bijdrage.

Is er een minimumleeftijd om je aan te melden als deelnemer?

Deelname is alleen mogelijk voor personen ouder dan 16 jaar.

Wanneer ben ik er zeker van dat ik mee kan?

Na het betalen van het inschrijfgeld is je inschrijving definitief. Je kan pas definitief mee na het behalen van het

minimale sponsorbedrag van € 1.000.

Is er een minimum aantal deelnemers nodig om het evenement door te laten gaan?

Ja, het evenement gaat door bij minimaal 20 deelnemers.

Tot wanneer kan ik beslissen of ik mee ga?

Het gaat op volgorde van inschrijven, zolang er plaats is kun je je inschrijven.

Mag mijn partner mee als supporter?

Dat mag, tegen dezelfde inschrijfkosten. Soms is het mogelijk dat een partner mee in de bus kan als er plaats is, dat weten we eind augustus. We hebben geen programma voor partners en supporters en de vervoermiddelen ter plaatse worden ingezet voor deelnemers. Uiteraard is jouw partner welkom bij het avondprogramma. Supporters reizen op eigen gelegenheid en dienen zelf voor accommodatie te zorgen.

Kunnen we ons als team inschrijven?

Dat kan, het minimumbedrag aan sponsorgeld blijft € 1.000 per deelnemer, maar dan tellen we de bedragen bij elkaar op.

Mag er familie komen kijken en is er voor hen een hotel in de buurt van waar wij verblijven?

Familie mag komen kijken als de deelnemers naar de top gaan. We hebben geen lijstje met hotels. Zoek even op internet.

Hoe staan jullie als organisatie er tegenover als we ons als groep (team) inschrijven?

In de 11 keer dat we naar de top van de Mont Ventoux zijn gegaan hebben we hele goede ervaringen gehad met groepen die zich hebben aangemeld, maar helaas ook een paar minder goede ervaringen. We vinden het daarom belangrijk dat we op voorhand kunnen aangeven dat een groep binnen de groep niet wenselijk is. Omdat we met een relatief kleine groep zijn vinden we het belangrijk dat iedereen meedoet aan de activiteiten. We vertrekken gezamenlijk, we gaan gezamenlijk trainen in de prachtige omgeving van Bédoin, we overnachten en eten in het hotel en hebben ook avondactiviteiten. Op de dag van de beklimming vertrekken we tegelijk, waarbij iedereen in zijn of haar eigen tempo naar de top gaat.

Is het mogelijk om op eigen gelegenheid naar Frankrijk af te reizen?

Ja, je kunt op eigen gelegenheid reizen. We vinden het belangrijk gezamenlijk de vertrekbijeenkomst bij te wonen, daar ontvang je informatie en ontmoet je de andere deelnemers. Dit is vroeg in de avond. (Het inschrijfgeld blijft gelijk i.v.m. brandstofkosten, tol en verzekeringskosten.)

Mag ik jullie logo van op de pedalen/ Op de voeten gebruiken?

Nee, helaas niet.

Zijn er promotiematerialen zoals drukwerk of vlaggen beschikbaar?

We hebben geen promotiemateriaal beschikbaar.

VOORBEREIDEN

Hebben jullie nog tips voor me over hoe ik me kan voorbereiden op de tocht?

Voor zowel fietsers als wandelaars komen er tips in de nieuwsbrief te staan. Tijdens de dagen in Bédoin word je begeleid en krijg je ook tips.

Kunnen jullie me helpen om extra aandacht te krijgen voor mijn sponsorwerving?

Dat kan, we kunnen een bericht delen op onze Facebook pagina en op Instagram.

HET VERTREK

Hoeveel bagage mag ik meenemen?

1 grote tas per persoon plus 1 stuk handbagage. Indicatie bagage 20 kg. Liever geen koffers i.v.m. beperkte ruimte.

Kan ik in de bus eten en drinken kopen?

We hebben een beperkte assortiment blikjes drinken aan boord. Je krijgt een ontbijt tijdens de heenreis.

Hoe vaak stoppen we onderweg?

Dat hangt af van de planning van de buschauffeurs. (Tanken, verplichte rust)

Wat moet ik meenemen?

Er komen tips in de nieuwsbrief.

Hoe laat vertrekken we?

We verzamelen vroeg in de avond in Westerhoven (Noord-Brabant) voor het avondprogramma, aansluitend stappen we in de bus. Omdat we rekening moeten houden met de rijtijden van onze chauffeurs zal dit rond 21.30 uur zijn.

Hoe laat zijn we terug?

We arriveren in de ochtend in Westerhoven.

VERZEKERINGEN, FINANCIËN EN SPONSORING

Hoe zit het met verzekeringen?

Deelnemers dienen verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen (WA-verzekering) en te beschikken over een goede reis- en eventueel fietsverzekering.

Kunnen we een betaallink ontvangen zodat er geld kan worden overgemaakt op onze sponsorrekening.

Je krijgt na inschrijving een betaallink met QR-code.

Hoe vaak krijg ik een overzicht van het door mij opgehaalde sponsorgeld?

Je ontvangt periodiek een overzicht, ongeveer 1x per 6 weken. Maar heb je vragen dan kun je tussentijds altijd

contact opnemen via opdepedalen@makeamemory.nl

Wanneer moet het sponsorgeld bij jullie binnen zijn?

Het sponsorbedrag van minimaal € 1.000, – per deelnemer dien je te voldoen voor 1 september 2022.

Kan een bedrijf shirtsponsor worden?

Ja, dat kan! Neem contact op met

Hebben jullie ideeën over hoe we aan het sponsorbedrag kunnen komen?

We plaatsen in onze nieuwsbrieven geregeld voorbeelden. We merken dat doneeractie.nl vaak goed werkt. (Tip: kijk van te voren naar de kosten)

Is het alleen mogelijk om vanaf € 1.000 sponsorgeld mee te doen.

Ja, het minimale sponsorbedrag is € 1.000 per deelnemer.

Kunnen we via jullie gebruik maken van een bepaalde applicatie die het gemakkelijk maakt om het ingezamelde bedrag via een website bij te houden incl. een streefbedrag?

Wij gebruiken een dergelijke app niet. Bij ons wordt het ontvangen sponsorbedrag administratief verzameld en elke 6 weken naar de deelnemers gestuurd. Je ontvangt wel een betaallink en een QR-code die je onbeperkt kunt versturen en die ook lang geldig is.

Krijg je bijvoorbeeld een eigen sponsorpagina waar ik naar toe kan verwijzen en waar sponsoren hun donaties online kunnen doen?

Nee.

Mocht ik door omstandigheden niet mee kunnen, krijg ik dan mijn inschrijfgeld terug?

Dit wordt per situatie bekeken.

Mocht ik door omstandigheden niet mee kunnen, wat gebeurt er dan met het opgehaalde sponsorbedrag?

Het sponsorbedrag is voor Stichting Make a Memory.

Is het mogelijk mijn inschrijving te annuleren of mijn inschrijving te verplaatsen naar de volgende editie?

Dit wordt per situatie bekeken.

ALGEMEEN

Zijn er nog extra kosten?

De deelname is inclusief reis, overnachtingen, volpension en een deelnemers t-shirt.

Is het ook mogelijk mee te gaan als je geen gebruik hebt gemaakt van Stichting Make a Memory?

Jazeker, het kleinschalige evenement heeft als doel om bij te dragen aan het onmisbare werk van stichting Make a Memory.

Wanneer wij zakelijke sponsors hebben, is het dan mogelijk een factuur te ontvangen?

Op verzoek kunnen wij een betalingsbevestiging sturen uit naam van Make a Memory. Meestal is deze bevestiging voldoende voor een organisatie als onderliggend stuk voor de administratie. Een en ander is uiteraard wel afhankelijk van de regels binnen dezelfde organisatie.

Komt er een informatieavond voorafgaand aan het evenement?

Nee.

Wat is handig? Eerst sponsoren zoeken voordat je je inschrijft of eerst inschrijven?

Tot nu toe schrijft iedereen zich eerst in zodat ze zeker zijn van een plek als deelnemer.

Is er een terugkomdag na het evenement?

Ja, dat is meestal in november. We praten na, bekijken de gemaakte film en foto’s.

Kunnen we een wielershirt kopen via jullie?

Fietsende deelnemers krijgen een wielershirt. Wandelaars en hardlopers een loopshirt. Make a Memory heeft zelf wielershirts van de stichting. Neem hiervoor contact op met 

Er zijn foto’s gemaakt en er is gefilmd. Kan ik een kopie krijgen?

Je ontvangt op de terugkomavond/middag een USB-stick met een selectie van het beeldmateriaal of een downloadlink naar de film en de foto’s.

TIJDENS HET EVENEMENT

In welk hotel verblijven we?

Village de vacances VTF Les Florans, (3 sterren) Chem. des Florans, 84410 Bédoin, Frankrijk•+33 4 90 65 60 10

Wordt er rekening gehouden met vegetariërs of andere speciale dieetwensen?

Ja, geef je wensen vooraf wel per e-mail door.

Is er een trainingsprogramma in Bédoin?

Ja, er zijn er verschillende begeleide wandel- en fietsroutes uitgezet.

Kan ik ook op een mountainbike naar de top?

Een MTB is niet aan te raden i.v.m. de zithouding en als er een vering op zit die je niet kunt uitschakelen, maar het kan wel. Het meest comfortabele is een racefiets. Een toerfiets met vaste voorvork gaat ook heel goed. Uiteindelijk gaat het om de tocht en het doel van de tocht.

Wat als het slecht weer is op de dag van de beklimming?

Dan overwegen we de beklimming uit te stellen naar een dag later.

Mogen vrienden mee naar de top rijden met de auto, mag dat?

Wij kunnen het niet verbieden maar het gebruik van volgauto’s is i.v.m. veiligheid niet gewenst.

Zijn er kledingvoorschriften?

Op de dag dat we naar de top gaan dragen de deelnemers het deelnemers t-shirt. De wandelaars dragen indien nodig door de weersomstandigheden ook een reflecterend hesje (veiligheidshesje) Het dragen van een daartoe geschikte valhelm is verplicht voor de fietsers.

Lopen de wandelaars dezelfde route als de fietsers rijden?

Ja, de wandelaars starten eerder en moedigen onderweg de fietsers aan tijdens de dag van de beklimming.

Kan ik meerdere keren op een dag naar de top?

De deelnemers gaan op de dag van de beklimming 1x naar de top. We vinden het als organisatie belangrijk dat er ondersteuning gegeven kan worden aan iedereen die dag. Als er ruimte is, dan kijken we ter plaatse of het te organiseren is.

De dag na de beklimming is er nog een toertocht.

Als je als wandelaar naar boven gaat. Hoe kom je dan beneden?

We hebben vervoer terug naar het hotel voor alle deelnemers.

Mag ik ook hardlopend naar boven?

Jazeker mag dat.

Wat als ik als fietser het niet aandurf af te dalen?

We hebben vervoer terug naar het hotel voor alle deelnemers.

Wordt er op iedere dag naar boven gereden? Of kies je zelf 1 van de 3 dagen uit om naar boven te gaan?

We gaan gezamenlijk op dezelfde dag naar de top, je loopt/fietst in je eigen tempo.

Is er ter plaatse vervoer naar boven voor onthaal (door partners of supporters)?

Nee, de vervoermiddelen ter plaatse worden ingezet voor de deelnemers.

Hoe komt mijn partner die supporter is boven bij de top?

Wij organiseren alleen het vervoer van de deelnemers. Hij of zij zal hiervoor zelf moeten zorgen.

Is er iets geregeld voor onderweg op de dag dat we naar de top gaan?

Ja, er zijn minimaal 2 verzorgingsposten/rustpunten. En op het eindpunt is ook verzorging aanwezig.

Wanneer kan ik me inschrijven voor de volgende editie?

We publiceren dit op onze website, op Facebook en Instagram.